12. 记录(档案)管理程序

12.1. 目的

规范记录(档案)的管理，使之具有完整性，准确性和可追溯性，为采取预防措施和纠正措施等提供依据。

12.2. 范围

适用于与检测(检测)工作有关的记录(档案)的填写、标识、收集、编目、归档、保管和处理。

12.3. 职责

12.3.1. 各室检测人员和报告编制人负责相应记录(档案)的编制、搜集、填写、标识、编目、保管和归档。

12.3.2. 各室应按本程序文件的要求保管和流传记录(档案)。

12.3.3. 各类记录(档案)的最终保管室为综合管理室。综合管理室应按照本程序文件的要求作好各类记录(档案)的登记、归档、保管、查阅和销毁工作。

12.4. 工作程序

12.4.1. 记录(档案)的范围

不论是以书面形式还是电子媒体存储的形式，凡证明检测(检测)工作符合规定要求的检测(检测)技术记录和保证管理体系有效运行的质量记录都属于控制的范围。

在我所记录按性质可分为两大类：质量管理记录和检测(检测)技术记录。

12.4.1.1. 质量管理记录包括：

1.质量事故处理记录;

1.方法、程序更改申请、鉴定及批复记录;

3.管理体系内审记录和报告、管理评审记录和报告;

4.纠正和预防措施的记录;

5.仪器设备档案(包括设备采购、报废、维修记录及检定证书、仪器设备说明书、调试报告等);

6.人员档案(包括人员资格、经历、技能和培训记录);

7.管理体系文件修改记录;

8.客户申(投)诉和处理记录;

9.分包记录;

10.服务供应记录;

11.文件控制记录;

11.记录(档案)交接记录;

13.记录(档案)销毁记录;

12.4.1.1. 检测(检测)技术记录包括：

1.检测(检测)方案记录;

1.采样或现场检测原始记录;

3.样品交接记录;

4.样品处置记录;

5.实验室分析原始记录;

6.实验室分析质控记录;

7.标准物质使用与试液配制、标定、使用记录;

8.环境条件记录;

9.仪器设备检查、校验、使用、维护记录等;

10.检测(检测)任务单和合同评审记录;

12.4.1. 记录的格式

内容和编号在程序文件和作业指导书中已有规定的，按其规定格式执行;没有规定的由有关执行人员设计，由综合管理室登记备案，室主任批准后执行。

12.4.2. 记录的填写

12.4.3.1. 记录由有关执行人员用黑色钢笔或水性笔填写。保持记录的严肃性，要求填写项目完整，内容真实，字迹清晰，用词准确，即时记录，不得追记。

12.4.3.2. 当记录有错需要修改时，采用划改而不是擦除或涂改，即在原记录上划一道横线，在旁边写上正确的记录，同时由划改人盖章或签名。

12.4.3.3. 原始记录必须有检测人员、复核人员和审核人的签名方为有效。

12.4.3.4. 检测原始记录中使用的计量单位必须符合国家法定计量单位要求，数字修约和有效数字表示应符合环境检测的有关规范和质量保证规定。

12.4.3. 记录(档案)的收集、编目和归档、保管

12.4.4.1. 根据我所职责分工，各检测室(包括水质仪器室、烟气自动检测室)在向综合管理室提交检测数据的同时应将与该数据有关的采样，样品交接、样品分析和质量控制的原始记录一并提交。综合管理室负责清点，防止原始记录的遗漏。

12.4.4.2. 综合管理室应将检测报告副本与该被检测对象的所有有关原始记录统一装订或集中存放。每年四月底，各检测室将上一年度的原始记录和检测报告副本交综合管理室统一归档保存。

12.4.4.3. 归档记录综合管理室的要办理交接手续：档案管理员应对各类记录登记、编号、设置，便于检索。

12.4.4.4. 档案库房配备八防(防盗、防火、防潮、防高温、防光照、防尘、防虫害、防有害气体)设施，以利于安全保管档案。

12.4.4.5. 对损坏或变质的资料应及时修复或复印。

12.4.4. 记录(档案)的查阅和借阅

12.4.5.1. 我所职工可查阅本部门内与本人工作有关的记录。跨部门借阅要由相关室主任批准。

12.4.5.2. 外单位人员借阅记录(档案)需经所长批准，就地查阅，不得带出站外。

12.4.5.3. 所有记录原件一律不外借。

12.4.5. 记录(档案)的保存期限和销毁处理

12.4.6.1. 记录(档案)的保存期由相应的程序文件、作业指导书或综合管理室规定，未明确规定的，保存期为五年。

12.4.6.2. 已超过保存期的记录(档案)应及时删除或销毁。由记录(档案)保管员向部门负责人和所长提出申请，批准后，由部门负责人监督销毁。

12.4.6.3. 有保密要求的按《保证诚信度、保护专有权与保密管理程序》执行。

12.1. 11.5.相关文件

《保证诚信度、保护专有权与保密管理程序》(WGZF/CX1-1013)

《检测报告管理程序》(WGZF/CX15-1013)

12.2. 11.6.质量记录

记录查阅登记表